Excel on hea töövahend, aga mitte ettevõtte planeerimisplatvormiks. Kaasaegne planeerimisprotsess peab olema kiire, paindlik ja võimeline muutustele kiiresti reageerima. Covid’i kriis ja Ukraina sõjaga seotud vapustused tarneahelates on seda ilmekalt tõestanud. Majanduskeskkond võib muutuda hetkega ning sellele reageerimiseks tuleb korrigeerida plaani ning sageli ei piisa ka ühest korrast. Excelil põhinev planeerimisprotsess nõuab palju ressurssi väärtust mitteloovaks tööks - failide ja andmete ettevalmistamiseks, koondamiseks ja kontrollimiseks. Planeerimisplatvorm võimaldab keskenduda planeerimisele s.t. parima teadmise koondamisele, tõhustades tugitegevusi ja kujundades planeerijatele tööks sobiva keskkonna. Vaatame planeerimistarkvara eeliseid praktikast võetud näidete alusel

• Rahvusvahelise ettevõte müügiplaan (REM)- 5000 toodet, 3000 klienti ja 60 müügimeest üle maailma. Müügiplaan koostatakse klientide ja toodete lõikes, koondades vähemolulised kliendid kliendigruppidesse ja tooted tootegruppidesse. Iga müügimees peab planeerimiseks saama oma klientide ja neile oluliste toodete kombinatsioonid koos alusandmetega, mis tuletatud eelmise perioodi müügiandmetest - keskmised müügikogused, hinnad. Toodete omahinnad lisatakse planeerimise hilisemas faasis kulumudeli alusel ning kehtivad kõikidele klientidele.
• Keskmise ettevõtte kulueelarve (KEK)- mõnisada töötajat, 20 osakonda. 100 kulukontot, 100 ressurssi -> igal osakonal võimalikust 10 000 -st planeerimiskombinatsioonist kasutusel kuni 200. Kulueelarve planeeritakse osakonna ja ressursi lõikes (mis on ressursikeskne majanduaarvestus) , osade kulude planeerimise eest - it ja personal- vastutavad kesksed funktsioonid s.t nemad planeerivad kulud kõikidele osakondadale kooskõlastades need osakonna juhiga.
• Meediaettevõtte pidev tooteplaan (MET) - ca 500 toodet, kõiki tooteid planeeritakse jooksvalt läbi käiturite. Iga toode/tooterühm kasutab erinevaid käitureid ja arvutusi - käive võib võrdude kogus*hind või võib olla sisestav jne. Ajas muutuvad tooterühma kulukontod ning ka planeerimiseks kasutatavad käiturid. Planeerimine on pidev, igal hetkel peab olema olemas parim arusaam lähema aasta tuludest/kuludest.

Planeerimisprotsess jaguneb loogilisteks sammudeks:

Suunised planeerimiseks

Juhtkonnalt tulevad suunised planeerimiseks, milliste alusel valmistatakse ette alusandmed.Suunised annavad ette oodatavad muutused turutingimustes, turuosas, inflatsiooni- ja palgatõusumäärad jne.

Planeerimismudeli- ja reeglite loomine

Planeerimisprotsessi ettevalmistamine hõlmab kasutajatele vajalike vormide koostamist, eelistatult iga kasutaja saab vormi kus ainult temale vajalikud read, et andmete sisestamine oleks lihtne ja selge. Ettevalmistuse käigus eeltäidetakse suunistest lähtuvalt vormid andmetega, koostatakse reeglid käituritel põhinevate arvutuste jaoks ning vajadusel ka töövoog. Ettevalmistuse tulemusel peaks igal kasutajal olema kohandatud planeerimisvorm eeltäidetud andmetega ja suunised ning tähtajad planeerimise läbiviimiseks.

• Excel - Kõikidele kasutajatele valmistatakse Exceli failid, mis sisaldavad kasutajatele vajalikke vorme.
  • REM - individuaalsete failide koostamine igale müügimhele ning nende täitmist võrdlusandmetega. Iga fail on unikaalne. Kombinatsioonide arv müügimehe jaoks on sadu (tuhandeid) ridu, fail on suur ja ebamugav kasutada.
  • KEK - individuaalne fail igale kasutajale, kombinatsioonide arve sadades
  • MET - 500 (!) lehega fail(id). Ühe faili puhul suur tõenäosus, et mingi hetk läheb see katki, väga raske hallata ja võrdlusandmetega täita.
• Planeerimisrakendus - Luuakse planeerimisreeglid - kes milliseid andmeid peab nägema ja muutma, kirjeldadatakse arvutused käituripõhiseks planeerimiseks, luuakse päringud andmete eeltäitmiseks. Andmed põhinevad ühtsel master datal, võrdlusandmete genereerimine on lihtne.
  • REM - toodete-klientide -müügimeeste kombinatsioonide import, andmete laadimine koos suuniste rakendamisega, 1 (üks) vorm planeerimiseks, mis vastavalt kasutajale kuvab õige andmekombinatsiooni ja andmed
  • KEK - kontode-osakondade-ressursside kombinatsioonide import, andmete laadimine koos suuniste rakendamisega, 2 vormi planeerimiseks, konto ja ressursi ning ressursi ja konto lõikes.
  • MET - reeglid kontode ja käiturite seotele tooterühmadega - konto juures määratakse kas vastava tooterühma planeerimises on konto/käitur kautusel või mitte. Tooterühmapõhised arvutusreeglid. Tooterühmapõhised planeerimisvormid, kus kuvatakse valik planeerimisele kuuluvatest toodetest ja dünaamiliselt õiged kontod/käiturid.

Planeerimisrakenduse korral nõuab aega esmane seadistus - reeglid vajavad formaliseerimist ja arvutused kirjeldamsist. Iga järgnev tsükkel on ettevalmistatav tundide või isegi minutitega. Exceli lahendustes võtab ettevalmistus päevi, suuniste muutumise korral on muutuste sisseviimine väga mahukas töö. Arvutusi failides ei saa muuta korraga - valik on sageli ühelaadse (kõigil sama põhi) ja kasutajakeskse (igaühele ainult vajalik) vahel, esimene muudab planeerimise kohmakaks ja teine on väga raske hallata.

Planeerimistarkvara mudelid on kordukasutatavad ja nõuavad perioodiliselt vähe muudatusi, planeerimise ettevalmistamine on väga kiire ja võimaldab planeerida sagedamini

Planeerimine

• Excel - Kasutajad sisestavad andmed Excelisse. Kvaliteedi peavad tagama failides olevad kontrollid. Kontrollide muutmise vajadus tähendab kõikide failide muutmist.

• Planeerimisrakendus - Kasutajad sisestavad andmed andmelaol põhinevasse kesksüsteemi, andmekvaliteet on tagatud reeglite ja ühtse master data’ga. Sisestamisel on saab andmeid importida Excelist, vormid on kasutajakesksed s.t. ei ole kuvata ebaolulisi ridu/veerge. Andmed on koheselt kasutatavad aruandluses.

  • REM - Igale müügimehele kuvatakse kliendi valimisel vajalikud tooteread eeltäidetud andmetega, korrigeerib kogust ja/või müügihinda. Keskselt lisatakse omahinnad, summad, marginaalid jms arvutatakse reaalajas.
  • KEK - osakonna juht valib sobiva vaate planeerimiseks - näiteks ametikohtade, pindade, autode kulude planeerimiseks valib ressurss-konto vaate ja planeerib iga ressursi kulud kontode lõikes, kontrolliks saab kasutada konto-ressurss vaadet.
  • MET - iga toote eest vastutaja avab tooterühma planeerimisvormi ning hoiab käiturid ja summad kaasajastaud.

Planeerimistarkvara tagab tõhusa andmesisestuse - kasutajale kuvatakse ainult vajalikud andmed ning vajadusel eri vaadetes.

Andmete koondamine, kontrol ja analüüs

• Excel - Failid koondatakse üldjuhul meilide teel või ühtsesse kataloogi, tagada tuleb õigete versioonide olemasolu. Koondatud failidest tuleb koondada andmed ühte faili vms, et luua tervikpilt. Peale koondamist on võimalik kontrollida andmete kvaliteeti ja täiuslikkust. Ajakulu päevades.
• Planeerimisrakendus - Planeerimisandmed on aruandluses kättesaadavad reaalajas, pidevalt on võimalik värskendada kontrollaruandeid, plaaniandmete sisestamise lõpuks saab tagada ka andmete kontrolli.

Planeerimistarkvara likvideerib mahuka andmete koondamise ja kontrolli, keskenduda saab sisulisele analüüsile

Protsessi kontrollimine

Inimeste (võib-olla küll mitte kõigi, aga paljude) olemuses on ülesannete täitmine jätta viimasele hetkele . Kõige parema tulemuse annab jooksev planeerimeine, mille juures on kõik harjunud planeerimise kui igapäevase töö osaga. Planeerimtarkvara võimaldab seada lühikese tähtaja - vaata oma plaan üle nädala jooksul/ kvartali viimane nädal on planeerimisnädal vms, tulemust on võimalik reaalajas jälgida ning suuniseid planeerijale täpsustada. Excel ei võimalda protsessi käigus olukorda kontrollida, ka töövood ei ole siin oluliselt abiks.

• Excel - Koos failidega saadetakse ka info tähtaegade osas ja juhised planeerimiseks. Võimalik on kontrollida protsessi ka välise töövooga (workflow).
• Planeerimisrakendus - Protsessi saab kontrollida töövooga, mis võib hallata ka andmete staatust - etapi lõppemisel kinnitatakse/suletakse andmed vms. Samuti võimaldab reaalajas andmete olemasolu kontrollida tehtud töö mahtu - kes kui palju on andmeid muutnud, milline on seis võrreldes suunistega jne. Maatriksplaneerimises saavad mitmed osapooled muuta/kooskõlastada samu andmeid - näiteks osakonna juhataja ja personalijuht koolituskulusid vms.

Planeerimisprotsessi parima kontrolli tagab pidev planeerimine - kasutajad harjuvad protsessiga (tekib kompetents), töö maht on väike ja tegevust ei lükata edasi. Keerulise töövoo rakendamise otstarbekust tuleb alati hinnata, see ei pruugi tuua oodatud kasu.

Lisaväärtus

Planeerimisprotsess loob väärtust - planeerides koostatakse parim tegevusplaan, tunnetuse pealt jooksvalt otsustades sama head tulemust ei saavuta. Planeerimistarkvara peaks looma väärtust eelkõige sagedasema ja tõhusama planeerimise näol ning vabastades kontrollerid analüüsiks. Eriti pidevalt muutuvas majanduskeskkonnas on see oluline. Sagedasem planeerimine kasvatab kompetentsi ja parem planeerimiskompetents viib paremate plaanide ning tulemusteni.

Planeerimistarkvara peab olema kulutõhus, ei ole mõtet kulutada planeerimisele suuremat summat kui see tegevusest tagasi toob. Optime on tõhus ja kättesaadav planeerimistarkvara