Ettevõtte analüüsi-ja aruandluslahenduse hankimise ülesandepüstitus piirdub sageli piiratud ulatusega näidisülesandega või hankijate demode põhjal sobivuse hindamisega. Selline lähenemine võib hea õnne korral viia ka tulemuseni, kuid sagedasemaks tulemuseks on hilisemad probleemid juurutamisel-laiendamisel ning suured kulud.

Lahenduse juurutamine on väga olulises osas kompetentsi arendamise projekt. Tugev kompetents vajalikul hetkel tagab soovitud tulemuse.

Oskus püstitada ülesannet ja kirjeldada vajadust

Ülesandepüstitus peaks hindama mitmeid komponente strateegilises vaates, sest platvorm hangitakse vähemal 5-10 aastaks.

Ärivajadus

• Milliseid ärivajadusi lahendus peab katma? Regulaarne suuremahuline aruandlus? Analüüs? Kui keerulised on andmed? Milliseid täiendavaid rakendusi (planeerimine, konsolideerimine, masinõpe vms) kavatsetakse hiljem kasutada? Kui palju on erinevaid algsüsteeme - kui oluline on master data haldus ja andmekvaliteedi kontroll?

• Kas soovitud andmed üldse tekivad? Peaaegu alati on vaja muuta andmete tekkeloogikat - konteerimise detailsust, dimensioone jms. Ei saa analüüsida kulusid toodete lõikes kui need konteeritakse üksusele jne. Ei saa analüüsida kaotatud müüki kui laoseisu puudumisel tellimusi vastu ei võeta jne. Neid probleeme ei lahenda ükski rakendus.

Tehnoloogia

Rakendused/platvorm- laias laastus saab iga aruandlusvahendiga saavutada hea tulemuse kui all on korralik andmeladu. Erisused tekivad keerulisi arvutusi/ suurt hulka erinevaid andmevaldkondi hõlmavate lahenduste juures, mille jaoks ei pruugi kõik lahendused sobida. Kui ärivajadus eeldab planeerimist/ eelarvestamist, siis tasub kaaluda tehnoloogiaid, mis toetava aandmelattu ka andmete sisestamist.

Rakenduse valik on tasakaal järgmiste faktorite vahel:

• strateegiline sobivus - tagab olulise osas ärivajaduste lahendamise strateegilises vaates
• olemasolev tehnoloogiline platvorm - kui majas puudub näiteks MS platvorm, siis ei ole otstarbekas ilmselt seda ka ainult BI jaoks hankida, hea tulemuse saab ka platvormiga ühilduva lahendusega. Kui BI platvorm on mingi tootega juba majja tulnud (MS BI/SQL Server, SAP BDW vms), siis tasub seda kaaluda, kulutades hulga raha teisele platvormile, ei pruugi tulemus parem saada.
• partnerite olemasolu - laiemalt levinud tehnoloogia tagab võimaluse valida suurema hulga partnerite seast
• maksumus - hindama peab kogumaksumust kõigi funktsioonide lõikes eluea jooksul. Eristada tuleks absoluutseid nõudeid ja nice-to-have funktisonaalsust, viimane üldjuhul väärtust ei loo

Ühtse tõe tagamine (hall argipäev)

Ühtne tõde /hall argipäev - olukord kus juurutus on lõppenud, realiseeritud on põhiaruanded/andmed on ärikasutajatele kättesaadavad ad hoc analüüsiks. Fookus on ühtsel tõel ja andmekvaliteedi tagamisel. Protseduurid ja selge vastutus peavad tagama kontrolli master data üle - selge on kuidas luuakse/muudetakse kontosid/tooteid/kliente. Eriti oluline mitmete algsüsteemide ja suure hulga ettevõtete korral grupis, sest master data peab olema ühtne üle ettevõtete.

Üks tõde tähendab ka seda, et ei hallata enam oma tõde mitmetes Excelites. Kasutajad peavad omandama baasoskused valmis aruannete kasutamiseks. Jälgi aktiivsete kasutajate hulka ja astu aktiivseid samme alternatiivsete andmeallikate elimineerimiseks ja andmete integreerimiseks andmelattu.

Oskus kasutada andmeid / teha paremaid otsuseid

Fookus selles etapis peab olema kasutajate kaasamisel ja nende kompetentsi tagamisel. Juhid peavad toetama kompetentsi arengut luues võimalused, aga vähemalt sama oluline on nõudlikkus kasutajate suhtes. Kui on võimalik vajaliku kompetentsiga saada info 5 minutiga, siis ei saa lubada selleks 2 tundi tööaega. Kompetentsi areng on iga töötaja vastutus.

Oskus kasutada erirakendusi/funktsioone

Funktsioonid edasijõudnutele - tehisintellekt, andmekaeve jms. Kõik sellised rakendused nõuavad kvaliteetseid andmeid ning nende täiendavat analüütilist rikastamist mis omakorda nõuab kompetentsi.

Planeerimise, konsolideerimise jms jaoks vajalikud rakendused peaks saama juurutatud - aluseks ühtsed loendid ja andmete koondamine andmelattu. Ka kasumlikkuse/kuluarvestuse juurutamine võiks kuuluda sellesse etappi, vajaliku struktuuriga andmete olemasolul ei ole see enam keeruline.